Matrices legales un cumplimiento normativo obligatorio

Empezaremos diciendo que Colombia volvió obligatorio para todo tipo de empresas, la implementación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, aspecto que antes estaba reservado para quienes, voluntariamente se certificaban en OHSAS 18001, hoy ISO 45001, obligación dispuesta en el Capítulo 6 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2, del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015.

Así pues, la Matriz Legal es un instrumento obligatorio del SG-SST, pues hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollarlo. Requisito que se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12 del mencionado Decreto.

Igualmente encontramos su definición en el mismo Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2., Numeral 24. “Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.

Arion, se convierte así, en una herramienta práctica y dinámica que permite a las empresas compilar y aplicar las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades productivas. Mediante esta herramienta es posible realizar trazabilidad e integración con las acciones a nivel operativo y técnico que garantizan la salud y seguridad de sus trabajadores como un compromiso social, contribuyendo además con la productividad y la reducción de riesgos legales y reputacionales.

No obstante, la actualización normativa de las matrices, es un trabajo que requiere de conocimiento y tiempo, para evitar omitir cualquiera de las normas técnicas y demás disposiciones requeridas. Y aunque no existe un formato determinado para la elaboración de una matriz legal, el éxito de su cumplimiento tiene como punto de partida la adaptabilidad que el encargado del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo sea capaz de darle, según los requerimientos de la empresa.

Actualmente encontramos en el mercado distintas herramientas, aplicaciones, software y plataformas recomendadas para llevar los registros de las matrices legales, tales como Microsoft Excel, Google Doc, entre otras, todas con una característica indispensable, administrar grandes cantidades de filas, columnas y filtros para la búsqueda de la información, pero el registro y actualización de la normatividad sigue quedando a cargo de una persona. Para facilitar el trabajo al interior de la empresa y brindar acompañamiento al proceso, Arion.com.co, una startup que nació en la ciudad de Medellín hace poco más de 3 años, con el apoyo de entidades como la Alcaldía de Medellín, Ruta N y MinTIC e Innpulsa, desarrolló una plataforma digital para el cumplimiento normativo en materia ambiental y de SG- SST, que le permite a sus usuarios, mantener una matriz personalizada y actualizada con los requerimientos normativos y técnicos exigibles, llevar el registro de sus datos de manera sencilla, ahorrando tiempo en la gestión y generar reportes gerenciales de manera rápida y efectiva.

¿QUÉ ENTREGA ARION?

ARION entrega herramientas para la gestión normativa tales como las matrices legales y una plataforma de seguimiento al cumplimiento normativo. Para hacer una efectiva gestión normativa la plataforma cuenta con el sistema de notificaciones y alertas para estar al tanto de los tiempos para el cumplimiento de las obligaciones impuestas. Adicionalmente, como herramienta gerencial, se cuenta con un sistema de generación de reportes del cumplimiento normativo para darle trazabilidad.